Intranet mit Drupal

Inhalt

Warum das Intranet oft das wichtigste System im Haus ist
Was ein gutes Intranet leisten muss
Warum Drupal dafür gebaut ist
Konkrete Anwendungsfälle
Kosten und Betrieb
Intranet heute: Headless und AI-Suche
Was das für Ihr Projekt bedeutet
Referenzen

Warum das Intranet oft das wichtigste System im Haus ist

Wie viele Stunden pro Woche verlieren Ihre Mitarbeitenden mit der Suche nach der richtigen Vorlage, der aktuellen Telefonnummer oder dem gültigen Prozess? In vielen Firmen ist die Antwort unangenehm hoch. Das Intranet ist die zentrale Kommunikationsplattform im Unternehmen: Neuigkeiten, Adressdaten, Dokumente und Kollaborationsfunktionen an einem Ort. Wenn es gut funktioniert, merkt es niemand. Wenn es schlecht funktioniert, kostet es jeden Tag Zeit.

Was ein gutes Intranet leisten muss

Ein Intranet ist kein öffentlicher Webauftritt mit Login davor. Die Anforderungen sind anders gelagert:

Feingranulare Rechte: Die Geschäftsleitung sieht Umsatzzahlen, das HR sieht Personaldossiers, alle sehen die News. Wer was sieht, muss sich pro Abteilung, Rolle und Standort steuern lassen.
Redaktion durch viele Hände: Nicht eine Webredaktion pflegt Inhalte, sondern Dutzende Mitarbeitende aus allen Abteilungen. Das braucht einfache Eingabemasken und Freigabeprozesse.
Suche, die findet: Der grösste Frustfaktor in Intranets ist eine Suche, die das gesuchte Reglement nicht liefert.
Anbindung an bestehende Systeme: Login über das Firmenkonto (SSO), Personaldaten aus dem HR-System, Dokumente aus der Ablage.
Mehrsprachigkeit: In der Schweiz oft Pflicht, spätestens ab dem zweiten Standort.

Warum Drupal dafür gebaut ist

Drupal hat für diese Anforderungen Standardlösungen an Bord, die andernorts teuer zugekauft oder selbst entwickelt werden müssen:

Rollen- und Rechtesystem: Drupal steuert Zugriffe im Kern über Rollen und Berechtigungen. Mit dem Group-Modul kommen abgeschottete Arbeitsbereiche pro Abteilung, Projekt oder Standort dazu, jeder mit eigenen Mitgliedern und eigenen Inhalten.
Freigabe-Workflows: Mit Content Moderation durchläuft ein Beitrag definierte Stationen, zum Beispiel Entwurf, Review, publiziert. Die Kommunikationsabteilung behält die Kontrolle, ohne zum Flaschenhals zu werden.
Leistungsfähige Suche: Search API indexiert Inhalte samt Zugriffsrechten. Die Suche zeigt nur, was die suchende Person sehen darf, auf Wunsch mit Facetten nach Abteilung, Dokumenttyp oder Datum.
Anbindung an die Firmen-Infrastruktur: Für Login und Benutzerdaten existieren erprobte Module, etwa LDAP für das Active Directory oder SAML-basiertes Single Sign-on. Mitarbeitende melden sich mit dem gewohnten Firmenkonto an, ohne zusätzliches Passwort.
Mehrsprachigkeit im Kern: Drupal übersetzt Inhalte, Menüs und Oberflächen ohne Zusatzprodukte. Deutsch, Französisch und Italienisch in einem System ist Standard, kein Sonderfall.
Strukturierte Inhalte: Personen, Standorte, Reglemente oder News sind in Drupal eigene Inhaltstypen mit eigenen Feldern. Das Mitarbeiterverzeichnis ist damit filterbar und aktuell, statt eine gepflegte PDF-Liste zu sein.

Konkrete Anwendungsfälle

So sieht das im Alltag aus:

News und Ankündigungen: Die Geschäftsleitung publiziert den Quartalsbericht, sichtbar für alle, kommentierbar für alle. Die Filiale in Lausanne sieht zusätzlich ihre lokalen Meldungen auf Französisch.
Mitarbeiterverzeichnis: Jede Person mit Foto, Funktion, Team, Telefonnummer und Standort. Neue Mitarbeitende erscheinen automatisch, weil die Daten aus dem HR-System synchronisiert werden.
Dokumente und Reglemente: Spesenreglement, Vorlagen, Prozessbeschriebe, jeweils in genau einer gültigen Version. Die Suche findet sie über Titel, Inhalt und Schlagworte.
Onboarding: Neue Mitarbeitende arbeiten eine Checkliste durch: Zugänge, Ansprechpersonen, Pflichtschulungen. Was früher drei Ordner waren, ist eine Seite.
Kennzahlen: Aktuelle Umsatzzahlen als geschützter Bereich für definierte Rollen, direkt aus dem Quellsystem eingebunden statt monatlich als Excel verschickt.

Kosten und Betrieb

Drupal ist Open Source. Es fallen keine Lizenzkosten pro Benutzer an, was bei Intranets mit hunderten Mitarbeitenden schnell den Unterschied von mehreren zehntausend Franken pro Jahr ausmacht. Das Budget fliesst in Funktionen statt in Lizenzen.

Sicherheit ist dabei kein Nebenschauplatz: Ein dediziertes Drupal Security Team prüft den Code und publiziert Sicherheitsupdates nach einem festen Prozess. Für ein System mit Personaldaten und Geschäftszahlen ist das ein gewichtiges Argument.

Intranet heute: Headless und AI-Suche

Zwei Entwicklungen verändern gerade, was Mitarbeitende von einem Intranet erwarten. Erstens die Architektur: Drupal kann als Headless CMS die Inhalte über Schnittstellen liefern, während ein modernes Frontend sie darstellt, schnell und auch auf dem Mobiltelefon der Aussendienstmitarbeiterin. Zweitens die Suche: Statt Stichworte zu raten, stellen Mitarbeitende eine Frage ("Wie reiche ich Spesen ein?") und erhalten die Antwort aus dem Spesenreglement, mit Quellenangabe. Beides lässt sich auf einer bestehenden Drupal-Basis nachrüsten, ein Neuanfang ist dafür nicht nötig.

Was das für Ihr Projekt bedeutet

Drei Punkte zum Mitnehmen:

Die Anforderungen sind bekannt. Rechte, Workflows, Suche, SSO: Für die Kernfunktionen eines Intranets muss nichts erfunden werden, Drupal bringt sie mit.
Der Unterschied liegt in der Umsetzung. Ob ein Intranet genutzt wird, entscheiden Informationsarchitektur, Redaktionsprozesse und eine Suche, die trifft. Genau dort gehört die Projektzeit hin.
Die Investition ist geschützt. Open Source ohne Lizenzkosten, ein etabliertes Sicherheitsteam und ein Upgrade-Pfad, der Headless und AI-Funktionen erlaubt.

NETNODE baut seit über 20 Jahren Plattformen mit Drupal, vom öffentlichen Webauftritt bis zum geschützten Firmenportal.

Referenzen

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